Como migrar o sistema da clínica de fisioterapia sem perder dados

Para migrar o sistema da clínica de fisioterapia sem perder dados, exporte tudo do sistema antigo antes de cancelar, leve primeiro pacientes ativos, agenda futura e saldo de pacotes, e guarde o prontuário antigo por no mínimo cinco anos. Escolha uma semana calma para o corte e confira os dados antes de desligar o sistema anterior.

Como migrar o sistema da clínica sem perder dados?

A regra é simples: nada é cancelado antes de tudo estar exportado e conferido. A migração segura tem três momentos. Primeiro, você tira os dados do sistema antigo. Depois, leva para o novo o que a rotina precisa no dia seguinte. Por fim, guarda o histórico que não precisa ser importado, mas que a clínica é obrigada a manter.

Na fisioterapia, o risco não está só no cadastro. Está também nas séries semanais, no saldo de pacotes de sessões, nas guias de convênio e na evolução de quem está em tratamento.

Quais dados levar primeiro?

Leve primeiro o que a recepção e os fisioterapeutas usam no próximo dia de trabalho: cadastro dos pacientes ativos, agenda futura, saldo de pacotes, convênios com guia em aberto e a última evolução de quem está em tratamento. O histórico antigo pode vir depois ou ficar guardado em arquivo exportado.

Uma ordem que funciona bem:

1. Pacientes ativos: nome, telefone, data de nascimento, CPF quando houver e convênio.
2. Agenda futura: sessões já marcadas e séries semanais.
3. Pacotes e créditos: quantas sessões cada paciente já pagou e quantas faltam.
4. Convênio: guias, senhas e número de sessões autorizadas.
5. Prontuário dos pacientes em tratamento: avaliação e última evolução.
6. Histórico e inativos: o que sobrar, em arquivo exportado.

O que pedir ao sistema antigo?

Peça a exportação por escrito ao fornecedor atual, antes de avisar o cancelamento. Ela deve incluir cadastro de pacientes, agenda futura, saldo de pacotes, prontuários com anexos e o relatório financeiro do período em aberto. Combine também o prazo da exportação e por quanto tempo terá acesso de leitura depois do cancelamento. Use esta lista:

• Cadastro de pacientes em planilha (CSV ou Excel)
• Agenda futura com data, horário, profissional e serviço
• Saldo de pacotes ou créditos por paciente
• Prontuários e anexos, em PDF ou outro formato legível
• Relatório financeiro do período em aberto
• Prazo para a exportação e por quanto tempo você mantém acesso de leitura depois do cancelamento

Os dados pertencem à clínica e aos pacientes. A LGPD (Lei 13.709/2018) prevê a portabilidade dos dados a outro fornecedor no art. 18, V. Leia também o seu contrato, que costuma dizer como funciona o encerramento. Veja mais em LGPD na clínica de fisioterapia.

Passo a passo da migração em 7 etapas

1. Exporte tudo e abra os arquivos para conferir se não vieram vazios ou cortados.
2. Limpe a planilha de pacientes: tire duplicados, padronize telefone com DDD e marque quem está ativo.
3. Monte o novo sistema: cadastre clínica, profissionais, horários de atendimento e serviços com a duração real.
4. Importe os pacientes ativos e confira uma amostra com a recepção, paciente por paciente.
5. Recrie a agenda futura e as séries semanais. Depois, confira profissional por profissional, dia a dia.
6. Lance o saldo de pacotes e convênios. Peça para um segundo colaborador conferir.
7. Faça o corte numa semana de menor movimento. Mantenha o sistema antigo só para leitura pelo tempo necessário.

Avise os pacientes se o número de WhatsApp da clínica ou o formato da confirmação de sessão mudar.

O que fazer com o prontuário do sistema antigo?

A Resolução COFFITO 414/2012 exige guardar o prontuário por no mínimo cinco anos a partir do último registro, em local que garanta sigilo. Ela permite manter cópia digitalizada. Então você não precisa importar todo o histórico: pode exportar em arquivo, guardar com acesso restrito e levar ao novo sistema só os pacientes ativos.

Cuidados práticos:

• Guarde o arquivo exportado em local com senha e acesso só de quem precisa.
• Faça uma cópia de segurança em outro lugar.
• Registre a data da exportação e quem a fez.
• Garanta que, se um paciente pedir acesso ao prontuário antigo, a clínica consiga entregar.

Para entender as regras do prontuário, veja prontuário eletrônico na fisioterapia.

Erros comuns na troca de sistema

• Cancelar antes de exportar. Alguns contratos cortam o acesso no dia do cancelamento.
• Importar planilha suja. Duplicados e telefones sem DDD atrapalham a confirmação por WhatsApp.
• Esquecer o saldo de pacotes. O paciente que pagou dez sessões vai cobrar as que faltam.
• Trocar no pico. Segunda-feira de manhã com agenda cheia não é dia de corte.
• Não treinar a recepção. Uma hora de treino antes do corte evita retrabalho na primeira semana.

Se você ainda está escolhendo a ferramenta, veja o que avaliar em sistema para clínica de fisioterapia.

Como fazer isso no Cliniy

No Cliniy, você pode cadastrar os pacientes direto no sistema ou mandar a sua planilha pelo WhatsApp. O suporte ajuda na migração.

O que muda por plano, segundo a página de planos:

• Pro: suporte para importação de dados.
• Enterprise: migração completa e dedicada.

Para começar:

1. Crie a sua conta. São 30 dias de teste, sem cartão.
2. Cadastre profissionais, horários de atendimento e serviços.
3. Envie a planilha de pacientes ativos para o suporte.
4. Monte a agenda futura e ative a confirmação automática por WhatsApp.

Se um dia você precisar, o prontuário de cada paciente pode ser exportado em PDF, com todos os registros, e os relatórios também saem em PDF.

Perguntas frequentes

O fornecedor antigo pode se recusar a entregar meus dados? Os dados são da clínica e dos pacientes. Peça a exportação por escrito, com prazo e formato.

Preciso levar todo o prontuário antigo? Não. Traga os pacientes ativos e guarde o resto exportado por no mínimo cinco anos.

Quanto tempo leva a migração? Depende do volume e da qualidade da exportação. Planeje por etapas e faça o corte numa semana calma.

O Cliniy ajuda a importar meus pacientes? Sim. Mande a planilha pelo WhatsApp e o suporte ajuda.

Crie sua conta em 30 dias grátis, sem cartão, e mande sua planilha de pacientes no WhatsApp que a gente ajuda na migração. Comece em cliniy.com.br.